Retningslinier omkring masseudsendelse af email og drift af mailinglister

Grundigere gennemgang af forhold vedrørende drift af mailinglister og udsendelse af størremængder e-mails

Indhold

Introduktion

Definition på spam

Mailinglister

Retningslinier for masseudsendelse af elektronisk post

Praktiske råd vedr. drift af mailinglister.


Introduktion

E-mail er blevet et af de vigtigeste middler til kommunikation for mange firmaer og personer. E-mail er enkelt, hurtigt og billigt.

E-mail er ligeledes forholdsvis enkelt at automatisere. Det er derfor velegnet til udsendelse af kommunikation til større mængder af modtagere. Mange firmaer bruger det til at orientere kunder om nyheder, tilbud mv. og mange foreninger eller grupper bruger det til at holde medlemmer og interesserede orienterede.

I takt med at private, grupper og firmaer har taget e-mail til sig og at e-mail er blevet lettere at automatisere er et andet fænomen kaldet spam-email dog opstået.

Spam er i væsen ikke forskelligt fra de reklametryksager de fleste modtager i deres postkasse. Selvom en del betragter disse tryksager som en plage, gør omkostningerne ved tryk og udbringelse dog at de fleste modtager af sådanne end at det stadig kan være i postkassen og at man let kan sortere dem fra og finde sin almindelige post.

Ved e-mail er der ikke sådanne begrænsninger. E-mail er defor blevet så populært til markedsføring, at det er blevet et reelt for mange personer. De modtager så mange reklame e-mails at de nærmest drukner i dem og det er et større arbejde at gå igennem dem og sortere de e-mails man er interesseret i fra. Dette i en sådan grad at på internettet offentliggjorte adresser (som f.eks. kontak e-mail adresser, der nævnes på websites) tit bliver bombarderet med spam. Til illustration senes til vor e-mail adresse (info@plana.dk) i skrivende stund omkring 80 spam-mails om dagen i snit.

Det er nok flere end de fleste, men på ingen måde enestående.

Definition på spam

Spam er en betegnelse for uanmodet masseudsendt email.
Engelsk: Unsolicited Bulk E-mail (UBE)

  • Uanmodet betyder at modtageren ikke har givet tilladelse til at meddelelsen sendes.
  • Masseudsendt betyder at mailen er en del af større sending - alle med stort set identisk indhold. At man automatisk indføjer "Kære Jens" og "Kære Knud" eller på anden måde tilpasser nogle elementer, gør ikke en e-mail personlig, hvis indholdet derudover er identisk og bredt stilet.
  • En E-mail betegnes kun som spam, hvis den er både uanmodet og masseudsendt.
    • Uanmodet email er ikke spam. Personlige e-mails er ofte uanmodede.
    • Masseudsent e-mail er ikke spam. F.eks nyhedsbreve man har abonnerer på, kommunikation til kundelister og diskussionsgrupper.

Spam er ikke et spørgsmål om meddelelsens indhold. Det er underordnet om det er en annonce, pornografi, en opfordring til at deltage i et pyramidespil eller en advarsel om at jorden snart går under. Det drejer sig om at det er uanmodet og masseudsendt.

Fakta om spam

  • Spam tillades ikke af lang hovedparten af Internet udbydere.
  • Spam er ulovligt flere steder i verden (feks. i EU og USA). Juridiske definitioner vil dog ofte være af teknisk natur og i nogen grad variere fra ovenstående. 

Mailinglister

En mailingliste er liste over e-mail adresser. De bruges typisk til at sende e-mails til større mængder modtagere.

I modsætning til hvad nogle af og til påstår og som kan ses af denitionen ovenfor er en en hvilkensomhelst  udsendelse af e-mails til en større gruppe modtagere ikke automatisk spam. Der er mange legitime anvendelser af masse-mailings og mange e-mail brugere har da også meldt sig selv til diverse mailinglister, hvorfra de modtager om forhold der ineteresser dem og er glade for servicen.

Hvis man ønsker at oprette og operere en mailingliste er der dog nogle forhold man skal gøre sig klart og nogle retningslinier man skal følge, hvis man undgå at ryge på "sortlisten" over spammere. De vigtigeste af disse gennemgås nedenfor.

Retningslinier for masseudsendelse af elektronisk post

Ønsker man masseudsende emails er der nogle retningslinier man bør følge.

Retningslinierne er som følger:

  • A modtageren enten selv skal have ytret ønske om at modtage meddelelserne f.eks. ved at tilmelde sig på et websted eller være en distinkt og relevant kreds af modtagere afsenderen allerede har en tilknytning til (feks. en liste over eksisterende kunder).
  • Der skal være let adgang til at framelde sig, og et ønske om at blive fjernet fra en modtagerliste skal opfyldes uden nævneværdig forsinkelse.

Praktiske råd vedr. drift af mailinglister.

  1. Husk på - at det at udtryk som masseudsendt er åbent for fortolkning, ikke betyder at du vil kunne snakke dig ud af hvadsomhelst. Du bør faktisk kigge på det omvendt og sørge for at selv med en meget stram fortolkning, har du holdt dig på den rette side.
    Listerne over spammere drives ikke af myndighederne, men af grupper af frivillige eller firmaer og det er deres fortolkning der afgør om du havner på listen. Ender du på en af de lister som internet udbydere bruger til at filtrere spam mail fra, vil du opleve at også individuel e-mail udsendt af dig, i stor stil vil begynde at komme retur med "modtagelse nægtet" eller bare ikke kommer frem.
    Er du i tvivl om du er på kanten af reglerne, så lad være.
  2. Masseudsend ikke e-mails til en gruppe du ikke forvejen er tilknyttet. Begræns dig til eksisterende forbindelser (og sørg for at forbindelsen er klar) og modtagere der selv har ytret ønske at komme på din liste.
    Ikke engang en gruppe du mener "potentielt" burde være interesseret.
    Der var feks. for ikke længe siden en sag hvor TDC lukkede et firmas internet forbindelse efter at han havde udsendt 300 mails til potentielle samarbejdspartnere fundet via telefonbogen. Sagen blev anket, TDC vandt den og firmaets domæne blev anbragt på flere af de lister over "kendte spammere" som udbydere af internet services bruger til at filtrere indkommende e-mails.
  3. Inkluder altid en tydelig instruktion for, hvordan man afmelder sig. Bedst er det med en automatisk procedure - feks. en webside der er forbundet til modtagerlisten således at afmeldelsen automatisk foretages.
  4. Respekter modtageres ønske om at blive fjernet fra din mailingliste. det kræver ikke mere end et par stykker der klager over, at de ikke har kunnet få sig selv fjernet fra din liste for at blive sortlistet.
  5. Vedligeholder du en manuel liste så sørg for at alle der har bedt om at blive fjernet bliver det, før du udsender den næste mail.
  6. Tilføj ikke automatisk modtagere til listen i situationer, hvor man ikke ville forvente det. Feks. ville mange ikke forvente at komme på en mailingliste fordi de udfylder en kontaktformular med et spørgsmål og skriver deres e-mail adresse derpå. Den korrekte måde at gøre det på er at inkludere et felt, hvor du spørger om  tilladelse til at inkludere udfylderen på din mailingliste, og hvor de har mulighed for at vælge det fra.
  7. Sørg for at du har en privalivspolitik (privacy policy) på dit websted, at det er indenfor lovens rammer og at du overholder det. en vejledning og et eksempel kan findes hos IT- og Tele-styrelsen.

Ønsker du at foretage opsøgende arbejde, skabe nye kontakter mv. ved udsendelse af e-mail, så sørg for at de mails du sender ud er skrevet specifikt til den enkelte modtager.
En brevflet hvor du bare udskifter navn og adresse gør ikke en mail individuel. Store mængder "klippe/klistre" vil ligeledes ofte give din skrivelse et "massepræg". Er der meget genbrug i dine uanmodede e-mails så hold dig til et mindre antal per dag.
Du skal holde dig for øje at det der skal til for at blive sortlistet er en 2-3 klager indenfor en kortere periode vedr. hvad der vurderes til at være "een mailing" (dvs. generelt set samme meddelse).

Vær specielt varsom under fasen hvor kontaktlisten opbygges. Forsøger man hurtigt at få en stor liste over modtagere ved at anskaffe en mængde modtager adresser ved at købe dem fra en trediepart eller ved at trække dem ud fra feks en cdrom eller database du har købt adgang til, vil du som oftest være på den forkerte side. 

Hold dig til dit kundekartotek og folk der selv har henvendt dig.